TIETOSUOJASELOSTE Laatimispäivä 24.5.2024
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Henkilöstöjohtaja Mari Rautiainen
Sähköposti: etunimi.sukunimi@hdl.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@hdl.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö
Konsernipalvelut
Rekisterin nimi
Rekrytointirekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (y-tunnus 0116480–8) ja Rinnekodit Oy (y-tunnus 2574952-8) HDL tuottaa rekrytointipalvelut Suomen Diakoniaopistolle (SDO) (y-tunnus 2756786-7) sopimuksen mukaan. SDO on rekisterinpitäjä ja HDL on henkilötietojen käsittelijä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytointi. Käsittelemme tietoja, joita olet antanut työhakemuksessasi ja joita syntyy rekrytointiprosessissa sekä suostumuksellasi tehtävässä henkilö- ja soveltuvuustestauksessa tai joita saadaan ilmoittamiltasi suosittelijoilta.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta käsittelyn tarkoitus on työsopimuslain 6 luvun 6 §:n mukainen työn tarjoaminen eli ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
• Yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten ammatti, työkokemus, koulutustiedot, osaaminen, luottamustoimet ja tieto siitä onko ulkomaalaisella työlupa
• Mahdollisilta suosittelijoiltasi saamamme tiedot
• Haastatteluun sekä mahdollisiin videohaastatteluihin ja henkilöarviointeihin liittyvät tiedot
• Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
• Terveyttä koskevat tiedot
Käsittelyperuste
Suostumus
Lakisääteinen velvoite
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Rekrytointiprosessiin osallistuminen. Rekisteritiedoilla edistetään konsernin työllisyyttä ja rekisteröityjen työllistymistä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta oikeutettu etu on ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Tärkeä yleinen etu
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Rekrytoinnissa käytämme alihankkijoita ja järjestelmää, jonka toimittajalla on tekninen pääsy henkilötietoihin. Edellytämme kaikkia käsittelijöitä noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
JulkiTerhikki ja JulkiSuosikki sekä mahdolliset suosittelijat
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Työnhakija voi itse päättää, mitä tietoja hakemuksessaan luovuttaa. Rekrytointia ei voi toteuttaa ilman yhteystietoja. Rekrytointiprosessin eteneminen edellyttää henkilötietojen antamista.
Henkilötietojen säilytysaika
Hakemuksen tietoja säilytetään 24 kk hakemuksen saapumisesta.
Mahdolliseen henkilöarviointiin osallistuneiden tiedot poistetaan hakuprosessin päätyttyä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien henkilöiden tietoja säilytetään takaisinottovelvollisuuden ajan eli 4kk tai 6kk työsuhteen päättymisestä, ellei henkilö pyydä rekrytointiprofiilin säilyttämistä.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Kyllä
Tietojen siirto EUn tai ETAn ulkopuolelle
Pseudonymisoituja soveltuvuusarvioinnin sisältämiä tietoja käsitellään USA:ssa.
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Ei
Vastustamisoikeus
Tietojen antaminen on vapaaehtoista ja annettujen henkilötietojen käsittelyä voi vastustaa ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen rekrytointi@hdl.fi tai poistamalla hakemuksensa/profiilinsa rekrytointijärjestelmästä.
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröidyn oikeuksien käytöstä tulee lähettää pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle tai esittää pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin rekisteröityä ohjataan kirjallisen pyynnön laatimisessa. Pyyntö välitetään tietosuojavastaavalle, joka seuraa rekisteröityjen oikeuksien toteutumista. Rekisteröidyn oikeuksia henkilökohtaisesti käytettäessä on rekisteröidyn esitettävä henkilöllisyystodistuksensa.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
