TIETOSUOJASELOSTE 24.3.2026
Rekisterinpitäjä
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr.
Y-tunnus: 0116480-8
Alppikatu 2, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 09 77 501
Henkilöstöpäällikkö Mia Haapakoski
Sähköposti: etunimi.sukunimi@rinnekodit.fi
Yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Pilvi Karhula
Yhteystiedot: tietosuoja@diakonissalaitos.fi
Lisää yhteystietoja: +358 50 409 7909
Yksikkö
Yhteiset palvelut
Rekisterin nimi
Rekrytointirekisteri
Yhteisrekisterinpitäjien nimet
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr. (y-tunnus 0116480-8) ja Rinnekodit Oy (y-tunnus 2574952-8). Diakonissalaitos tuottaa rekrytointipalvelut Suomen Diakoniaopistolle (SDO) (y-tunnus 2756786-7) sopimuksen mukaan. SDO on rekisterinpitäjä ja Diakonissalaitos on henkilötietojen käsittelijä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytointi ja palautteen kerääminen rekrytointiprosessista. Käsittelemme tietoja, joita olet antanut työhakemuksessasi ja joita syntyy rekrytointiprosessissa sekä suostumuksellasi tehtävässä henkilö- ja soveltuvuustestauksessa tai joita saadaan ilmoittamiltasi suosittelijoilta.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta käsittelyn tarkoitus on työsopimuslain 6 luvun 6 §:n mukainen työn tarjoaminen eli ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
• Yksilöintitiedot: etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Koulutus- ja työkokemustiedot: tutkinnot, koulutukset, tehtävänimike, työkokemus, osaaminen
• Tieto työluvasta (siitä onko hakijalla työlupa)
• Mahdollisilta suosittelijoiltasi saamamme tiedot
• Haastatteluun sekä mahdollisiin videohaastatteluihin ja henkilöarviointeihin liittyvät tiedot
• Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot
• Terveyttä koskevat tiedot
Käsittelyperuste
Suostumus
Lakisääteinen velvoite
Oikeutettu etu
Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu
Rekrytointiprosessiin osallistuminen. Rekisteritiedoilla edistetään konsernin työvoiman saatavuutta ja rekisteröityjen työllistymistä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien nykyisten ja entisten työntekijöiden osalta oikeutettu etu on ilmoittaminen avoimista työpaikoista.
Käsittelyperusteet erityisille henkilötietoryhmille
Tärkeä yleinen etu
Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista
Rekrytoinnissa käytämme alihankkijoita ja järjestelmää, jonka toimittajalla on tekninen pääsy henkilötietoihin. Edellytämme kaikkia käsittelijöitä noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Tietolähde
Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä
Kuvaus tietolähteistä
JulkiTerhikki ja JulkiSuosikki sekä mahdolliset suosittelijat
Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset
Työnhakija voi itse päättää, mitä tietoja hakemuksessaan luovuttaa. Rekrytointia ei voi toteuttaa ilman yhteystietoja. Rekrytointiprosessin eteneminen edellyttää henkilötietojen antamista.
Henkilötietojen säilytysaika
Hakemuksen tietoja säilytetään 24 kk hakemuksen saapumisesta, ellei hakija pyydä tietojen poistamista järjestelmästä aiemmin.
Mahdolliseen henkilöarviointiin osallistuneiden tiedot poistetaan hakuprosessin päätyttyä.
Takaisinottovelvollisuuden piirissä olevien henkilöiden tietoja säilytetään takaisinottovelvollisuuden ajan eli 4 kk tai 6 kk työsuhteen päättymisestä.
Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle
Ei
Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä
Kyllä
Peruste automatisoiduille yksittäispäätöksille
Nimenomainen suostumus
Kuvaus automaattisista päätöksistä
Tekoälyn suorittaman hakemusten lajittelun osalta kerrotaan lajittelun perusteet ja on mahdollista kieltäytyä tekoälylajittelusta, jolloin hakemus ohjautuu erilliseen postilaatikkoon ihmisen tekemää lajittelua varten.
Hakemustiivistelmät ovat valinnan aputekijä, niiden perusteella ei valita kuka tulee valituksi, koska valitsija lukee hakemukset läpi. Tämä ohjeistetaan käyttäjille.
Järjestelmä seuraa algoritmia, mutta myös HR tekee pistokokeita ja seuraa sitä, toimivatko tekoälyominaisuudet oikein.
Vastustamisoikeus
Tietojen antaminen on vapaaehtoista ja annettujen henkilötietojen käsittelyä voi vastustaa ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen rekry@rinnekodit.fi tai poistamalla hakemuksensa/profiilinsa rekrytointijärjestelmästä.
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
Rekisteröidyn oikeuksien käytöstä tulee lähettää pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle tai esittää pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin rekisteröityä ohjataan kirjallisen pyynnön laatimisessa. Pyyntö välitetään tietosuojavastaavalle, joka seuraa rekisteröityjen oikeuksien toteutumista. Rekisteröidyn oikeuksia henkilökohtaisesti käytettäessä on rekisteröidyn esitettävä henkilöllisyystodistuksensa.
Oikeus tehdä valitus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.